¿QUÉ ES UN FORMULARIO DE GOOGLE?
Es una herramienta útil que permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a estudiantes o recopilar otro tipo de información de forma fácil y efectiva.
DISEÑANDO FORMULARIOS
Trabajar con Formularios de Google no tiene secreto. Podemos crear las preguntas que queramos, y sus correspondientes respuestas, todo ello con descripciones de texto, imágenes e incluso vídeos de YouTube que hayamos subido previamente.
Las respuestas pueden ser de selección múltiple, con casillas de verificación, con un desplegable donde se indiquen las posibilidades o con respuesta libre, que puede ser corta o todo un párrafo.
Elegir un tipo de respuesta u otro dependerá de si estamos creando una encuesta, un examen tipo test o un formulario de atención al cliente, por citar tres ejemplos habituales. También es posible marcar las preguntas para que sea obligatorio responderlas o no.
Otro detalle práctico es la posibilidad de descargar las respuestas en forma de hoja de cálculo CSV para facilitar la corrección posterior.
A nivel estético es posible elegir entre una paleta de colores, así como imágenes propias a modo de fondo.
En cuanto a la configuración general de los formularios o encuestas, podemos recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las respuestas, que quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra de progreso, etc.
Para terminar, Formularios nos deja ver cómo quedará la encuesta antes de enviarla a los destinatarios que nos interese.
Cuando todo esté correcto, es posible mandar el formulario por correo electrónico, integrarlo en nuestra página web o enviar el enlace vía redes sociales o cualquier otro medio.
Los Complementos de Formularios
Si la herramienta se te queda pequeña, puedes aprovechar los Complementos de Formularios (accesible desde Más > Complementos…).
Como ocurre con otros complementos que ya hemos visto, como los de Presentaciones de Google, añaden nuevas funciones o mejoran las ya existentes.
Entre otras cosas, podremos organizar mejor la información recibida, exportarla, personalizar las encuestas o automatizar ciertas tareas.
Entre sus muchas ventajas, Formularios de Google guarda el feedback recibido para que podamos analizarlo, en especial si estamos hablando de encuestas a clientes o ayuda al usuario.
Además, se trata de una herramienta gratuita para realizar encuestas online y tan fácil de usar como el resto de productos de Google.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Ventajas de usar formularios de Google
- Es una herramienta gratis, a través de Internet, que permite recopilar información de forma fácil y eficiente.
- Con los formularios de Google puedes crear en minutos encuestas y formularios para dar una clase, una charla o para preguntar a tus clientes y/o colaboradores.
- Para empezar a usarlos, sólo necesitas una cuenta de Google, la misma con la que accedes a Gmail, YouTube o Google Drive.
- La interfaz es muy fácil de usar. Cualquier usuario con conocimiento promedio de la computadora puede crear formularios y desplegarlo.
- El asistente es simple de usar. La interfaz What-You-See-Is-What-You-Get hace que sea fácil arrastrar y soltar elementos de formulario y organizarlos en función de acciones o eventos.
- A nivel de diseño es posible elegir entre una paleta de colores, así como imágenes propias a modo de fondo.
- Formularios de Google guarda el feedback recibido para que podamos analizarlo, en especial si estamos hablando de encuestas a clientes o ayuda al usuario.
- Los formularios se integran con las hojas de cálculo de Google lo que permite acceder a una vista de hoja de cálculo de los datos recopilados que facilita el análisis.
- La configuración general de los formularios o encuestas te permite recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las respuestas, que quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra de progreso, etc
- El tipo de datos que se pueden insertar en un campo se puede personalizar en función de expresiones regulares para usuarios avanzados. Esto te permite personalizar el formulario aún más.
- Esta herramienta nos permite ver cómo quedará la encuesta antes de enviarla a los destinatarios.
- Podemos enviar el formulario por correo electrónico, integrarlo en nuestra página web o enviar el enlace vía redes sociales o cualquier otro medio.
- Los formularios de Google permiten preguntas y respuestas ilimitadas sin ningún costo, mientras que otras alternativa requieren un pago basado en la audiencia y la cantidad de preguntas.
- La personalización de diseño para el formulario es muy limitada. Los usuarios más avanzados pueden cambiar el diseño para usar la herramienta con una mayor cantidad de propósitos.
- Es necesario tener internet para poder usar esta herramienta.
- Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los hace accesible a todo público.
- Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.
REFERENCIAS:
